リモートワークにおける勤怠管理のやり方

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近年コロナウィルスの影響で、多くの企業がリモートワークを導入しており、働き方改革の一環として注目しています。

しかし、これまでリモートワークを導入していない企業にとって、リモートワークの実体をつかめていない企業も多いのではないでしょうか?

今回はリモートワークを導入する一つに挙げられる勤怠管理のやり方について解説していきます。

リモートワークとは?

リモートワークとは業務形態の一種で、オフィスに出社する事なく会社以外の場所で遠隔に業務を行う働き方のことをいいます。

リモート=遠隔というように、チャットツールやメール、テレビ会議と行ったインターネットを活用した働き方になるため、従業員のプライベートを確保しやすいメリットが大きいでしょう。

リモートワークを実践することにより、従業員のワークライフバランスの確率の他、地域活性化のメリットも挙げられます。

また、遠隔での就業になるので、特定の地域に済んでいる必要がなく、労働力確保もしやすいため、現在ではIT企業を始めとする多くの企業が導入をしています。

リモートワークにおける勤怠管理の悩み

凄まじい勢いで拡大してきたコロナウイルス。

これまでリモートワークを行って来なかった企業にとっては就業の形が大きく変わり、課題も多く残った状態で導入しているケースも多いです。

特にリモートワークを行うことで浮かび上がる課題は以下の4点です。

  • 従業員とのコミュニケーション
  • 労働時間の把握
  • 従業員の評価
  • 労災認定の線引

順を追って詳しく解説していきます。

従業員とのコミュニケーションが困難

一般的なオフィスに出社する就業方法と違って、自宅で業務を行うリモートワークでは、従業員同時のコミュニケーションが取りづらいのが課題に上です。

オフィスで勤務していたときは気軽にできた雑談や質問なども、メールでやり取りする必要があるため、コミュニケーションのハードルが上がります。

特に、最近入社したばかりの従業員の場合、周りの従業員とうまく馴染めずに疎外感を感じていしまうリスクもあるのが課題でしょう。

労働時間の把握が困難

オフィスに勤務している場合は、出勤退勤の姿が他の従業員にも見える形になっているので、労働時間を把握しやすいです。

しかしリモートワークの場合は自己申告制が主です。

そのため、申告のミスが起こったり、主体性に重きが置かれるため、従業員の平等性に課題が残ります。

特に、退勤の申告をしていても、仕事を続ける従業員がいる場合もあり、知らない間に違法労働をさせてしまうことも、大きな課題でしょう。

従業員の評価が困難

上記で労働時間の把握が困難なことを解説しましたが、従業員が働いている姿が見えないことで、評価付けも困難という課題も合わせて出てきます。

誰がどのタスクを進めているかが見えにくい関係上、リモートワークを続けると、経過より結果で判断をしないといけない場面が増え、成果主義の評価が多くなります。

企業によっては、成果主義が大半を占めることになり、人事評価の形が偏るリスクも考えなければなりません。

リモートワークを導入するときは、成果で見えないところをどう評価するかしっかり決めることが大切です。

労災認定の線引が困難

リモートワークを導入したとき、特に課題に上げられる点が労災認定の線引です。

自宅で勤務するリモートワークは、プライベートと仕事の線引が非常に困難です。

もしテレワーク中に怪我や事故にあった時、その原因が会社の働き方にあったのか、自宅の環境にあったのか、判別が難しいのが現状です。

自宅の環境は人それぞれで、万が一勤務中に転んで怪我をしたとしても、部屋が散らかっていたのが原因とすると、それは従業員側の落ち度となります。

プライベートな環境が要因になる場合も多く、どこから労災認定をすべきか難しいのが課題です。

 

勤怠管理のやり方ベスト3

このように、リモートワークの導入はさまざまな面で課題があり、簡単に導入できるものではありません。

企業によっては、上記の課題を解決していない状態で導入しなければいけなかったこともあったのではないでしょうか?

 

これらの課題を踏まえて、勤怠管理のやり方を3つ解説します。

始業・終業時刻のルールを作る

まず企業が初めにしなければならないのが、労働時間を適正に把握することです。

そのために、始業時刻や終業時刻を正確に報告してもらうルール作りを徹底しましょう。

総務省が発表している「テレワーク導入手順書」には「始業・就業時の電話・メール送付の義務付け」が挙げられており、LINEやChatWorkといったチャットアプリで報告してもらうことがおすすめです。

また、従業員によっては終業申告をしても仕事を続けるリスクもあるため、終業申告した後は会社支給のPCを開いてはいけないといったルールを設けるなどもおすすめです。

コミュニケーションツールの導入

始業や終業時の連絡や従業員とコミュニケーションをとるさい、すべてメールで行ってしまうと、取引先の大事なメールを見逃してしまう可能性があります。

それらを阻止するために、上記で触れたLINEやChatWorkといったコミュニケーションツールを導入するのがおすすめです。

よくIT企業で導入されているのは下記の4つです。

  • Slack
  • ChatWork
  • Backlog
  • Asana

グループを作成すると、チームの連携が取りやすくなり、従業員の個別の連絡も気軽に行えるので、コミュニケーションが取りやすくなります。

また、最近ではオンラインミーティングを盛んに行われており、ZOOMといったWEB会議システムと連携を取れることも魅力でしょう。

 

上記の4つのうち、Backlogとasanaに関しては、タスクをダッシュボード形式で管理も出来るため、従業員が現在行っている業務の進捗も可視化出来ます。

勤怠管理システムの導入

上記で触れたような、始業・終業のルールづくりを徹底するのは大切ですが、同時に人事や管理職の負担も大きくなりやすいのも課題です。

ルールを徹底するといってもあくまで主体性になるため、一番の方法はシステムに任せて自動化を図ることです。

それを解決するためには、専用の勤怠管理システム導入が最も効果的でしょう。

 

勤怠管理システムとは、出勤・退勤時刻の記録の他、休暇の申請や取得、シフト管理といった勤怠管理業務を支援するシステムのことをいいます。

以前はタイムカードの延長線上といった印象でしたが、最近ではPCのログインや生体認証などの機能も増え、スマートフォンなどで記録もできることから、かなり利便性が向上しました。

 

システムによって勤務状況を正確に判断できるため、残業時間の水ましや、早退・欠勤などの無申告といった不正を阻止できる点や、人事や管理職の負担を大幅に軽減できる魅力があります。

勤怠管理システムといっても、多くの企業が展開しており、月額制で低コストから導入できるシステムから年間契約の場合もあります。

勤怠管理システムを検討している方は、一度月額制のサービスを導入して感触を確かめてみるのがおすすめです。

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ここまでリモートワークを導入するリスク、それの改善点を解説してきました。

ルール作りやコミュニケーションツールを導入することも大切だと感じたと思いますが、勤怠管理の方法として最も効果的な方法は勤怠管理システムの導入です。

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